به گزارش روابط عمومی معاونت توسعه مدیریت و منابع دانشگاه در این نشست که روز شنبه سوم مردادماه در تالار امام علی(ع) برگزار شد، دکتر امیر کریم‌خانی مدیر امور پشتیبانی ضمن بیان سخنانی مدیریت قراردادها را یکی از مهمترین فرآیندهای پشتیبان در هر سازمان برشمرد؛ فرآیندی که نقش مستقیمی در نظم اداری، شفافیت مالی و تسریع ارایه خدمات دارد.

 

وی تاکید کرد: انجام سنتی و غیرمکانیزه این فرآیند، معمولا با چالش‌هایی مانند طولانی شدن مراحل تنظیم و تأیید قراردادها، وابستگی به مراجعات حضوری، تعدد مکاتبات، دشواری دسترسی به سوابق، نبود گزارش‌های جامع مدیریتی و افزایش هزینه‌های اجرایی همراه است.

به گفته وی در همین راستا سامانه جامع امور قراردادها با هدف افزایش سرعت، دقت و شفافیت در دانشگاه علوم پزشکی شهیدبهشتی راه‌اندازی شده است.

 

وی از مدیران خواست پس از به کارگیری این سامانه نظرات و پیشنهادهای خود را مطرح کنند.

 

به گفته وی در فاز اولیه تجمیع قراردادها و امکان گزارش گیری انجام شد و در مراحل بعدی نرم افزار ارتقا داده خواهد شد.

 

دکتر فضل هاشمی معاون اجرایی معاونت توسعه مدیریت ومنابع دانشگاه در این نشست با اشاره به روند طراحی و اجرای این سامانه بصورت یکپارچه در ستاد دانشگاه مطالبی را بیان کرد.

 

وی یادآور شد که با استفاده از سامانه مذکور می‌توان حجم بالای قراردادهای موجود را با سهولت بیشتر مدیریت کرد.

 

وی راه اندازی سامانه مذکور را اقدامی ارزشمند در سطح دانشگاه و واحدهای ستادی و تابعه برشمرد و ابراز امیدواری کرد که با بهره برداری کامل از سامانه جامع امور قراردادها در تمام مجموعه های تحت پوشش دانشگاه، شاهد افزایش سرعت و شفافیت در ارایه خدمات در راستای تحقق اهداف دولت الکترونیک باشیم.

 

سپس مهندس حمیده السادات علوی رییس اداره نرم افزار مدیریت آمار و فناوری اطلاعات با اشاره به نحوه استقرار سامانه مذکور گفت: سامانه جامع امور قراردادها، گامی موثر در کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان، افزایش بهره‌وری و تحقق اهداف دولت الکترونیک است تا مدیریت قراردادها در دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی به صورت هوشمند، یکپارچه و شفاف‌تر از همیشه انجام شود.

 

مهندس علوی با اشاره به پیاده‌سازی این سامانه به صورت یکپارچه در ستاد دانشگاه درخصوص سطوح دسترسی واحدها، اتصال سامانه به مکاتبات اداری و سایر سامانه‌های اداری، دسترسی مستقیم و همزمان به هر دو سامانه اداری و قراردادها و... توضیح داد.

دکتر عادل علی بازی مدیر برنامه ریزی، بودجه و پایش عملکرد نیز در این نشست با اشاره به دشواری و پیچیدگی مراحل طراحی و تدوین این سامانه از دست اندرکاران راه اندازی آن تقدیر کرد.

 

وی با اشاره به تاثیر سامانه مذکور در شفافیت فرایند قراردادها تاکید کرد: هر چه شفافیت بالاتر رود به سمت سالم سازی و مبارزه با فساد اداری پیش خواهیم رفت و این امر در مدیریت اداری و بودجه حایز اهمیت است.

 

دکتر علی بازی در ادامه به بیان توضیحاتی درخصوص تخصیص بودجه واحدهای مختلف پرداخت و یادآور شد: بودجه عملیاتی امسال مبتنی بر عملکرد خواهد بود و با سال‌های گذشته متفاوت است و به سمت افزایش درآمدها و کاهش هزینه ها خواهیم رفت.

 

وی با اشاره به منابع بودجه ای دانشگاه ضمن بیان توصیه هایی به مدیران حاضر خاطرنشان کرد: در بودجه امسال رشد معقولی در حوزه عمرانی و رفاهی خواهیم داشت اما در حوزه مصروفات کاهش خواهیم داشت.

 

در ادامه نشست سامانه جدید به همراه مزایا و امکانات آن شامل مدیریت هوشمند قراردادها، مکانیزه شدن عقد قرارداد، انعطاف پذیری سامانه، امکان الصاق سوابق فعلی و قبلی، امکان ایجاد داشبورد مدیریتی، کاهش زمان و هزینه عقد قرارداد، اخذ گزارشهای برخط و دقیق و ایجاد بانک های اطلاعاتی و... به تفصیل تشریح شد و فاز دوم سامانه که راه اندازی سیستم درخواست مناقصه/ مزایده است مورد بحث قرار گرفت.

 

براساس این گزارش نشست مذکور با حضور مدیران بیمارستان‌ها، مسئولان و کارشناسان قراردادهای بیمارستان، معاونان پشتیبانی دانشکده‌ها و مسئولان و کارشناسان قراردادها دانشکده و مدیران حوزه معاونت توسعه برگزار شد.