جلسه طرح تجمیع دبیرخانه های معاونتهای ستادی دانشگاه با حضور دکتر لک مشاور ارشد و مدیر توسعه سازمان و تحول اداری، دکتر بلادیان مشاور اجرایی معاونت توسعه مدیریت و منابع، شفیعی مدیر امور نیروی انسانی دانشگاه، مهندس ذنوبی رئیس اداره فن آوری و اطلاعات، شهنازی مدیر خدمات پشتیبانی با مدیران اجرایی و مسؤولین دبیرخانه های واحدهای تابعه دانشگاه  شنبه نهم خردادماه در تالار شهید بهشتی دانشگاه برگزار شد.

در ابتدای جلسه دکتر لک اعلام کرد: در راستای سیاستهای دولت الکترونیک در تسریع امور و تکریم ارباب رجوع و همچنین صرفه جویی در اقلام مصرفی و بهینه سازی نیروی انسانی، دبیرخانه های معاونت های ستادی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شهید بهشتی تجمیع می شود.

وی با بیان این مطلب که با تجمیع دبیرخانه ستاد دانشگاه مشکلاتی از قبیل ازدحام ارباب رجوع، وابستگی به نیروی خاص برای انجام امور، عدم توزیع عادلانه نامه ها بین افراد فعال در این واحد رفع می شود و فرآیند انجام مکاتبات با دقت و سرعت بیشتری صورت خواهد گرفت.

دکتر لک در ادامه سخنان خود اعلام کرد: با اصلاح فرایند های اداری دانشگاه دبیرخانه ها در قالب دو دبیرخانه تجمیع می­شود و با اجرای این طرح مکاتبات وارده و صادره معاونت­ها از طریق دبیرخانه مرکزی انجام خواهد شد و مکاتبات حوزه ریاست در دبیرخانه ریاست سازماندهی می­گردد.

وی در بخش دیگری از سخنان خود به ایجاد خدمات جدیدی با عنوان میز خدمتی اشاره نموده و گفت: در نظر داریم پس از تجمیع دبیرخانه های ستادی دانشگاه و انجام کلیه مکاتبات توسط دبیرخانه مرکزی، با آموزش نیروهای سابق در دبیرخانه های معاونت­ها؛ خدمت جدید دیگری با عنوان میز خدمت ایجاد نماییم و از این نیروها در این بخش که به منظور ارائه اطلاعات و راهنمایی به مراجعان، دریافت مدارک و درخواست­های مراجعان و همچنین ارائه خدمات قابل انجام در میز خدمت می باشد استفاده نماییم.

دکتر لک در خاتمه با تاکید بر اهمیت این جلسه افزود: قصد داریم در این جلسه که با حضور مدیران اجرایی و مسؤولین دبیرخانه های واحدهای تابعه دانشگاه تشکیل شده است به بررسی هر چه بیشتر طرح تجمیع دبیرخانه ها بپردازیم و از نظرات، پیشنهادات و انتقادات حاضرین در جلسه برای پیشبرد فرایند مذکور استفاده نماییم.

جلسه با سخنان مهندس ذنوبی رئیس اداره فن آوری اطلاعات ادامه یافت. وی ضمن ارائه طرح تجمیع دبیرخانه ها و مقایسه روند گردش مکاتبات در دو وضعیت کنونی و پس از اجرای طرح به سوالات مطرح شده از سوی مسؤولین این امر پاسخ داد.

در ادامه جلسه کلیه شرکت کنندگان به ارائه نقطه نظرات خود درخصوص مراحل اجرایی تجمیع دبیرخانه ها پرداختند.